Dans un monde où la technologie connaît une avancée fulgurante, l’évolution du digital représente un atout majeur pour les entreprises. En effet, les outils et procédés digitaux représentent un levier incontournable dans le développement des PME et PMI.
Cependant, la transformation digitale ne peut être effective sans une vision commune et une implication générale de l’équipe. Voici quelques conseils clés pour réussir la digitalisation de votre entreprise.
Élaborez votre stratégie de transformation
Un projet de digitalisation doit avant tout passer par la mise en place d’une stratégie de transformation. Grâce à elle, vous pourrez identifier les changements à opérer et comment les appliquer dans votre organisation. Commencez par analyser le niveau numérique de votre entreprise afin d’identifier et de relever les défis qui entravent votre évolution.
Par exemple, vous pourrez déjà trouver un prestataire pour les services de facture electronique obligatoire que la loi de finances prévoit imposer en 2024. Vous pourrez également exploiter la méthode SMART pour définir la vision ainsi que les objectifs de votre transformation. D’autre part, étudiez le marché en analysant les outils et actions exploités par vos concurrents pour se développer.
Par ailleurs, faites un inventaire des éléments à transformer au sein de votre équipe : vos offres de produits et services, vos modes de collaboration ou encore votre modèle d’entreprise. Enfin, organisez votre transformation en entamant vos projets par ordre de priorité et en identifiant les actions à mettre en œuvre pour les objectifs prioritaires.
Impliquez les bons profils pour votre équipe
La digitalisation d’une entreprise passe également par l’implication de profils adaptés et qualitatifs pour le bon déroulement des changements. Ces derniers ont pour rôle de diriger et d’accompagner les membres de l’équipe tout au long de la transformation. Pour mener à bien cette tâche, ils doivent servir d’exemple aux autres et surtout posséder de solides connaissances en technologie.
Parfois, il peut arriver qu’en interne, vous manquiez de ces collaborateurs compétents. Dans ce cas, il convient de recruter des spécialistes externes pour la gestion de vos projets. Par exemple, avec un Chief Digital Officer, il y a plus de chance que votre transformation digitale aboutisse.
D’autre part, impliquez toute la Direction de votre entreprise pour faire de chaque membre un acteur du changement.
Exploitez judicieusement la technologie
La technologie est l’outil de base de tout projet de transformation digitale. Vous devez l’exploiter au mieux pour atteindre vos objectifs. Privilégiez l’utilisation des suites collaboratives telles que la suite Microsoft 365 ou la G Suite de Google afin de permettre aux équipes de travailler de façon synchronisée.
Optez également pour un réseau social d’entreprise ou intranet qui va aider à partager les informations de la société entre vos collaborateurs. Les outils SIRH (Systèmes d’Informations Ressources Humaines) vous permettront aussi d’automatiser certaines tâches tels que la gestion administrative du personnel ou la paie.
D’autre part, les outils de comptabilité vous aideront à éditer des factures et des devis en ligne pour vos clients. Aussi, choisissez un logiciel de gestion de projet pour un suivi et une gestion efficace de vos projets. Ces différents outils contribueront à la fluidité du travail et constitueront une précieuse source de gain de temps au sein de votre entreprise.
Adaptez et automatisez tous les processus
Il est évident que la digitalisation d’une entreprise entraînera le déclin des processus traditionnels. Par exemple, l’utilisation des suites collaboratives mettra fin au travail individuel sur les logiciels de traitement de texte par exemple. De même, avec un logiciel de comptabilité, les anciens procédés chronophages laissent place à une gestion plus rapide et simplifiée.
Les nouveaux outils digitaux vous permettront d’automatiser certaines tâches telles que la gestion des notes de frais, l’édition des fiches de paie, etc. Pour mieux profiter de ces avantages, définissez les processus à automatiser ou à améliorer et aidez chaque équipe à s’adapter en conséquence.
Privilégiez la communication au sein de l’équipe
La communication interne est très importante pour mieux appréhender le concept de transformation digitale au sein de vos équipes. Le contenu de vos interactions doit être clair, transparent et explicitant la date, le format, la cible et l’objectif de chacun de vos projets.
Comme exemple de communication, vous pouvez lancer un sondage, annoncer le lancement de votre projet lors d’un événement de l’entreprise, informer vos collaborateurs de l’avancement de votre projet, etc.
Formez et accompagnez vos collaborateurs
Le changement qu’implique une transformation digitale nécessite une formation et un accompagnement spécifique. Pour commencer, organisez une formation pour vos nouveaux outils et processus de travail. Planifiez aussi des sessions dédiées par département pour les changements ciblés.
D’autre part, prévoyez des supports de formation que vos collaborateurs pourront consulter à tout moment en dehors des séances. Par ailleurs, n’oubliez pas que le changement demande du temps. Armez-vous de patience et encouragez vos équipes, et ce, tout au long du processus de digitalisation.
Développez une culture digitale
Tout le monde n’est pas vraiment friand de la technologie digitale, c’est pourquoi en plus de la formation, vous devez mettre en place la culture digitale. L’idée est de changer les mentalités et de stimuler l’intérêt de l’utilisation des outils digitaux.
Assurez-vous de transcrire cette culture en une charte officielle de l’entreprise et surtout qu’elle soit respectée de tous.
Faites une veille de performance
Pour améliorer vos nouveaux outils et processus de travail, faites du test and learn. Cette technique consiste à essayer plusieurs idées et à analyser les résultats obtenus, ce qui permettra découvrir des pratiques innovantes.
Les informations glanées de cette approche peuvent être rassemblées pour créer une base de données. Laquelle sera exploitée par vos collaborateurs pour travailler efficacement. Grâce à cette méthode, non seulement vous impliquez les collaborateurs, mais vous anticipez aussi les changements à venir.
