La facture électronique est une solution qui s’impose de plus en plus aux entreprises. Elle permet en effet de s’assurer de la traçabilité des transactions par le biais des données qu’elle archive. Pour les entreprises concernées, passer à la facture électronique peut se faire en 3 étapes clés.
Préparer les systèmes
Avant l’adoption de la facturation électronique, il est important de recourir avant tout à un guide facture électronique pour une mise à jour des connaissances en la matière et pour baliser le chemin vers une installation réussie de ce nouveau système. Le recours à un tel document permet d’enclencher la première étape du processus qui est relative à la préparation du système. Cette étape aide l’entreprise à évaluer l’adaptabilité de son système actuel au système de facture électronique.
Selon qu’il y répond peu ou prou, l’entreprise peut adapter son système de facturation au système de facture électronique. Si le système interne n’y répond pas du tout, l’entreprise peut s’aider d’un logiciel dédié à la cause de la facturation électronique. Les autres systèmes internes de l’entreprise comme ceux relatifs à la gestion des ventes, des stocks de magasins et de la comptabilité pourront alors faire corps avec le logiciel adopté et installé.
Procéder à la formation du personnel de l’entreprise
L’entreprise étant en pleine transmutation de ses habitudes pour un nouveau de fonctionnement, il est important que le personnel comprenne le bien fondé d’un tel changement d’une part et d’autre part, il est appelé à être formé aux nouvelles exigences du système en cours d’installation. La formation aide le personnel à rester performant pour éviter d’impacter négativement les standards de l’entreprise. Pour ce faire, une communication réussie sur les avantages de la facturation électronique constitue un moyen de sensibilisation des employés pour les aider à mieux intégrer le bien-fondé d’une telle option.
L’amélioration de la traçabilité, la facilitation des échanges commerciaux, l’écologie de la facturation électronique sont autant d’arguments qui plaident en faveur de ce système pour un mieux-être de l’entreprise. À cette sensibilisation succède un accompagnement sur l’utilisation de la facturation électronique jusqu’à l’assurance d’une maîtrise suffisante.
S’adresser au bon prestataire
Il existe une affluence de prestataires de service pour la facture électronique sur le marché. La réussite quant à l’installation du système de vos entreprises dépend d’un prestataire qualifié dont l’évaluation du service est qualitative. Pour en avoir la certitude, quelques critères orientent vos choix vers celui qui répond au mieux aux attentes de vos entreprises.
Dans un premier temps, la légalité du service rendu par le prestataire est un élément fondamental qui vous permet de lui accorder votre confiance. La conformité aux prescriptions juridiques du pays vous met à l’abri des fraudes et des choix illégaux préjudiciables pour votre entreprise et le traitement de ses données.
Ensuite, vous pouvez évaluer le professionnalisme sur le plan technique. Assurez-vous par exemple qu’il peut fédérer le système de facturation électronique avec les systèmes internes et qu’il peut assurer une présence technique en cas de défaillance ou de problèmes techniques. Enfin, évaluez le coût de sa prestation et sa correspondance avec les standards du marché.
