Les entreprises qui ont depuis longtemps fait le choix de passer à la dématérialisation sont nombreuses, et la législation et l’obligation relative vont sans doute accélérer rapidement les choses pour les entreprises. Les motivations pour les entreprises sont multiples : la réduction des coûts, la plus grande rapidité de traitements, la productivité… Mais pour une bonne transition, il est important de bien comprendre ce concept de dématérialisation et de se préparer comme il se doit. Faisons dans cet article le tour de la question avec quelques informations et des conseils avisés.
Le passage à la dématérialisation : un processus complet
Passer aux factures électroniques ne se limite pas à émettre des factures numériques aux fournisseurs de l’entreprise. La dématérialisation désigne un ensemble de mesures à prendre pour repenser une bonne partie du fonctionnement de l’entreprise. En effet, en passant aux factures électroniques, il faut également prévoir la gestion de cette diversité de documents électroniques qui seront générés, en lieu et place de la gestion des factures papier.
Conserver les transactions de l’entreprise de manière numérique implique un système d’archivage adapté (éviter les suppressions hasardeuses et les erreurs, conserver l’intégrité des documents, se doter de logiciels performants pour garantir la cybersécurité…). Pour passer l’étape de la dématérialisation, et respecter aisément l’obligation facturation l’électronique il est également nécessaire de :
- Bien choisir sa plateforme de dématérialisation pour des réponses de qualité. Les coûts engendrés peuvent différer selon le choix des prestataires. Les besoins sont également divers, depuis l’émission de factures de réception à la conception de duplicatas.
- Les services dont il est possible de profiter en matière de dématérialisation sont également nombreux (numérisation complète ou partielle des documents, conversion des données de l’entreprise, etc.), et chaque entreprise doit faire les choix correspondant à ses besoins. Cela suppose des analyses et des études poussées.
Quel est le rôle des plateformes de dématérialisation
Les plateformes de dématérialisation qui aideront votre entreprise dans le passage à la facture électronique sont obligatoirement des entreprises immatriculées et répertoriées par l’administration fiscale. Leurs prestations sont multiples, et elles proposent un service sur mesure. Les factures émises ou reçues sont par exemple présentées dans le format le plus adapté pour le client. La plateforme de dématérialisation a aussi pour rôle de transmettre les données pertinentes à l’administration fiscale (montant de la TVA, ou données relatives à l’identité du client et du fournisseur par exemple.).
Les changements impliqués par la dématérialisation
Dans son fonctionnement, l’entreprise qui passe à la dématérialisation observe une réduction considérable du temps consacré aux traitements des factures et autres documents relatifs. Ce changement implique donc un gain de productivité, mais également des coûts sensiblement moindres. Les différentes recherches de documents ou de factures spécifiques se font beaucoup plus facilement, ce qui apporte à l’entreprise une grande réactivité dans certaines transactions, pour un précieux gain de temps. Il est à noter que les solutions d’archivage évoluent rapidement et sont diverses, et les entreprises qui passent à la dématérialisation sont responsables de faire les choix les plus judicieux pour profiter à toute l’entreprise dans son développement.
