La transformation digitale implique des changements dans les habitudes quotidiennes des entreprises. L’une des plus importantes concerne le processus d’établissement et d’envoi des factures. Aujourd’hui, ces documents comptables sont édités et expédiés de façon électronique. C’est ainsi que les logiciels de dématérialisation de factures ont vu le jour, et conquis le marché. Avant d’adopter ces solutions innovantes, que faut-il savoir à leur sujet ?
Dématérialiser ses factures : qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un concept qui implique l’usage d’un logiciel de facture électronique pour ne plus établir des factures classiques sur papier. De cette manière, la facture et toutes les autres discussions liées se présentent sous forme numérique. Contrairement à ce que vous pourriez penser, dématérialiser une facture ne consiste pas à la scanner ou l’envoyer par mail. Loin de là, car le processus nécessite que vous possédiez certains outils et que les lois relatives à ce domaine soient respectées.
Adopter les factures électroniques permet aux entreprises de se défaire de l’usage du format papier. L’origine de la facture est ainsi certifiée, et elle comporte toutes les mentions obligatoires. Par ailleurs, le logiciel d’e-facturation vous permet d’archiver convenablement ces documents comptables. En adoptant un outil de qualité, vous pourrez administrer :
- La facturation client ;
- La facturation fournisseur.
Les avantages des factures électroniques
Comme vous le verrez ici, les entreprises ont énormément à gagner en adoptant les logiciels de dématérialisation de factures. Voici quelques-uns des avantages liés à ces outils :
- Les économies : vos charges seront désormais réduites, car vous dépenserez moins d’argent dans l’achat de papier pour établir vos factures ;
- Le gain de temps : les factures sont désormais traitées plus rapidement, ce qui limite les risques de survenue d’erreurs dans le processus ;
- Le suivi minutieux : quelques clics permettent de suivre le statut de vos factures, et réduire les retards liés aux paiements par les clients.
Outre ces avantages, il sera obligatoire dès 2024 d’adopter les factures dématérialisées dans les entreprises qui font du B2B. Cette réforme prendra effet à partir du 1er juillet 2024 pour les compagnies de grande taille. Au cours des années qui suivront, la disposition légale s’appliquera progressivement aux autres formes d’entreprises. Il est donc important de s’intéresser dès à présent aux logiciels de facture électronique, afin d’être en avance sur les changements à venir.
Logiciel d’e-facturation : principe de fonctionnement
Passer à l’e-facturation ne consiste pas à scanner ces documents comptables, car vous utilisez toujours du papier. Il s’agit plutôt de faire usage des logiciels adaptés que sont entre autres :
- Les logiciels de facturation : pour établir une facture, avant de l’envoyer au client ;
- Les logiciels de gestion électronique des documents (GED) : grâce auxquels vous pourrez automatiser tous vos flux de travail ;
- Les logiciels pour dématérialiser tous les cycles de paiement ;
- Les logiciels de signature électronique : leur but est de certifier que les documents sont authentiques.
Avec les futures réformes concernant l’usage des logiciels de facture électronique, les usagers seront contraints d’adopter l’e-reporting. Les factures dématérialisées que vous enverrez à vos clients ou celles émises par les fournisseurs doivent transiter par divers protocoles.
Choix d’un logiciel d’e-facturation : quels sont les critères à considérer ?
Le choix d’un logiciel pour dématérialiser les factures de votre entreprise ne doit pas être fait au hasard. Au contraire, il faudra prendre le temps de réfléchir aux fonctionnalités dont vous avez besoin. À qui seront adressées les factures électroniques ? Êtes-vous dans le domaine du B2B ? Les réponses à ces questions vous permettront de considérer les critères de choix suivants :
- La conformité de l’outil de facturation avec la législation ;
- La facilité d’utilisation et de prise en main du logiciel ;
- L’association de la solution avec le système de comptabilité déjà existant ;
- La possibilité d’automatiser le logiciel d’e-facturation ;
- La maintenance offerte par l’éditeur de l’outil et la réactivité du service client ;
- La disponibilité des tableaux de bord et d’outils de pilotage du logiciel.
Grâce à ces différents points, vous aurez la garantie de choisir un logiciel de facture électronique capable de répondre à vos principaux besoins. Il ne vous reste plus qu’à explorer les différentes solutions de dématérialisation de facture qui existent sur le marché. Évidemment, l’idéal serait d’accéder à une version démo de l’outil pour l’essayer afin d’être sûr que c’est bien ce dont vous avez besoin. Vous éviterez ainsi d’investir dans un logiciel qui se révèlera finalement inutile.
